Sistem Pembuatan Dokumen Online

In my study, in Project Minor, i've design and analyze, an Information System that can be used by Indonesian Government, especially in Kelurahan and Kecamatan. It based in a study case in a Kelurahan at Tangerang Selatan.

Sistem Pembuatan Dokumen Online (SPDO), merupakan sistem informasi berbasis web yang digunakan untuk membantu masyarakat dalam pembuatan dokumen resmi yang membutuhkan persetujuan dari kelurahan dimana masyarakat itu tinggal. Sistem ini diharapkan dapat menjadi solusi untuk masyarakat yang memiliki aktivitas yang tinggi yang tidak dapat melakukan permohonan surat resmi kepada pihak kelurahan dan memerlukan surat tersebut untuk waktu yang mendesak. Terlebih kekurangan yang dianggap merepotkan para masyarakat dalam mengajukan permohonan surat adalah waktu operasional dari kelurahan yang berkisar antara delapan sampai sepuluh jam dalam sehari, belum lagi jika dalam seminggu terdapat banyak hari libur, padahal kebutuhan akan surat itu sangat mendesak adanya.

Dengan menggunakan sistem ini, masyarakat dapat melakukan permohonan surat resmi kepada kelurahan, kapan saja dan dimana saja asal dia terdaftar sebagai warga kelurahan tersebut di database kelurahan, ditambah dengan pemberlakuan e – KTP yang dapat mempermudah memperoleh data warga secara digital dan tidak mungkin ada redudansi, sehingga tindak kecurangan dan penipuan terhadap permintaan dokumen bisa diminimalisir. Adapun keuntungan lainnya dari pemberlakuan sistem ini yaitu, mempermudah pengarsipan arus keluar masuknya surat dan mempermudah pemantauan, kebutuhan surat resmi setiap warga dikelurahan tersebut. Tetapi sistem ini, belum dapat menangani semua permintaan surat resmi, karena beberapa jenis surat resmi perlu adanya pemerikasaan dokumen – dokumen terkait yang harus diserahkan secara langsung, seperti pengajuan akta jual – beli tanah, pembuatan surat nikah, dan surat kematian. Sistem ini, baru bisa mengatasi permohonan surat untuk Surat Keterangan Kelakuan Baik (SKKB/SKCK), Surat Keterangan Tidak Mampu, Surat ijin keramaian, dan pembuatan KTP baru bagi warga yang telah cukup umur dan telah terdaftar sebagai warga kelurahan tersebut. Tetapi dalam pengoperasiannya, sistem ini mampu secara baik dalam melayani kebutuhan akan surat resmi dari kelurahan 24 jam non – stop selama seminggu penuh.